Was in den 1990er Jahren in zahlreichen Zeitungsredaktionen begann, gewinnt seit einigen Jahren zunehmend auch für Marketing- und Kommunikationsverantwortliche in den Unternehmen an Bedeutung: der Corporate NewsRoom. Dabei geht es nicht nur um die Bündelung der unternehmenseigenen Themen und Mediakanäle, sondern vor allem um die Organisations- und Arbeitsform, die dahintersteht.

Nachdem einige große, medienferne Unternehmen wie Siemens oder die Lufthansa den NewsRoom als Organisationsform eingeführt haben, ist der hauseigene NewsRoom inzwischen auch ein Thema für Kommunikationsverantwortliche kleinerer und mittelständischer Unternehmen geworden. Schließlich müssen Marketing, PR und/oder Kommunikation auch und oftmals gerade in kleineren Firmen mit einem überschaubaren Aufwand, eine Vielzahl an Kanälen und Medien bespielen und häufig zugleich den Anforderungen unterschiedlicher Zielgruppen gerecht werden. Dabei gilt es stets, diverse Informationen zu berücksichtigen: KPIs, die Auskunft darüber geben, welche Artikel, Beiträge, Posts und Tweets gut bei der Zielgruppe ankamen und welche schlecht, sollen im Idealfall ebenso beachtet werden, wie die neuesten Entwicklungen aus dem Unternehmen. Nur so ist eine optimale Planung und Platzierung von Themen – für die richtigen Zielgruppen auf den passenden Kanälen – möglich. Mindestens ebenso wichtig ist es für die Unternehmenskommunikation, schnell auf Anfragen und Kommentare auf den hauseigenen Social-Media-Kanälen zu antworten oder sich ggf. in branchenspezifische Diskussionen im Netz einzubringen. Mit Hilfe eines NewsRooms, so die Hoffnung, sollen Transparenz geschaffen und einzelne Silos aufgelöst werden, um den Blick auf die Themen zu richten und nicht auf einzelne Kanäle.

Veränderte Prozesse verlangen ein angepasstes Informations- und Datenmanagement

Zugleich verlangt dieser Umbruch, dass jeder einzelne Mitarbeiter im Rahmen der Unternehmensvorgaben frei und flexibel darüber entscheiden kann, was für die ihm anvertrauten Aufgaben gerade die jeweils richtige Lösung ist. Und zwar gleich, ob es um das Bespielen der Social-Media-Kanäle, das Beantworten eines Kommentares oder das Erstellen und Versenden einer klassischen Pressemitteilung geht.

Damit jeder einzelne Mitarbeiter die für seine Arbeit notwendigen Entscheidungen treffen kann, ist es unerlässlich, dass die zu Grunde liegenden Informationen zeitnah und verständlich aufbereitet zugänglich sind. Ein Überblick über den Erfolg – oder Misserfolg – der eigenen Themen gehört in den meisten Fällen ebenso dazu, wie das Wissen darüber, welche Trend- und Mikrotrendfragen die Branche gerade umtreiben, ein Überblick über die wichtigsten KPIs in Bezug auf die Corporate Website oder eine Echtzeit-Information darüber, ob das Unternehmen oder vielleicht noch wichtiger, unternehmensnaher Content gerade online aufgegriffen wurden. Welche Daten im Einzelnen benötigt werden, hängt dabei stark davon ab, auf welchen Kanälen das Unternehmen sowie das Branchenumfeld präsent sind und welche Schwerpunkte in der Unternehmenskommunikation aktuell gesetzt sind.

Von der Videowall bis zum Smartphone: flexibel anpassbare Lösungen sind gefragt

Neben einer strukturellen Neuordnung verlangt die Umstellung auf einen NewsRoom daher zwangsläufig auch eine Veränderung der Informationsarchitektur. Und zwar eine, die dem aktuellen Bedarf angepasst werden kann und sich flexibel weiterentwickeln lässt. Eine intuitiv erfassbare Darstellung von Daten auf großen Screens und Videowalls sollte ebenso gewährleistet sein, wie eine handliche Wiedergabe der wichtigsten Informationen auf dem Smartphone.

Bei pressrelations haben wir die Entwicklung zu multi-channel Monitoring und Analysen bereits früh erkannt und bieten bereits seit geraumer Zeit mit NewsRadar® ein crossmediales Tool an, welches die Informationen aus den verschiedensten Kanälen bündelt. Daher beobachten wir natürlich auch den Trend hin zum NewsRoom schon seit einiger Zeit mit großem Interesse. Denn die News-Wall und Analyse-Dashboards sind die perfekte Grundlage für die technische Visualisierung und individuelle Einbindung der Mediadaten im NewsRoom.

Screenshot: Dashboars im NewsRadar von pressrelations

 

NewsRoom bei pressrelations – inhouse Erfahrungen

Um die tägliche Arbeit und die Anforderungen an NewsRooms besser zu verstehen und ihn so optimal mit und für unsere Kunden entwickeln zu können, haben sich einige unserer Teams nun auch selbst in einem NewsRoom organisiert. Auf Grund unserer hauseignen Technologie zum Sammeln und Darstellen der Daten war die technische Umsetzung des NewsRooms relativ schnell gelöst. Auch das selbstständige und flexible Arbeiten mit den erhaltenen Informationen aus unserem NewsRoom war auf Grund unserer agilen Arbeitsweise bei pressrelations keine allzu große Umstellung für unsere Kommunikatoren.

Die wahre Herausforderung aber war die Festlegung und Verknüpfung der relevanten Informationen, denn die Reduzierung auf das Wesentliche ist schwieriger als gedacht. So dass wir auch Monate nach der Implementierung weiterhin Feedback- und Optimierungsschleifen drehen, um das für uns bestmögliche Ergebnis zu erzielen.

Eines hat unser NewsRoom aber jetzt schon gezeigt: Die Kommunikation (inkl. Stippvisiten) im Team als auch abteilungsübergreifend hat sich deutlich erhöht. Wollte die Entwicklung doch sehen, wie Ihre Arbeit implementiert erscheint und funktioniert, und die anderen Kollegen wissen, was wir uns davon versprechen.

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