Mit diesen 8 Fragen finden Sie schnell heraus, welcher Medienbeobachter optimal zu Ihnen passt.

1. Welche Medienkanäle können von Ihnen beobachtet werden?

Bevor Sie sich für einen Medienbeobachter entscheiden, fragen Sie Ihren potenziellen Dienstleister auf jeden Fall, welche Medienkanäle (print, online, RTV, Social Web) beobachtet werden können. Findet die Berichterstattung on- und offline zu Ihrem Unternehmen und Ihren Themen vorwiegend in Fachtiteln statt, ist es natürlich wichtig, dass diese Quellen auch möglichst vollständig abgedeckt werden. Das gleiche gilt, wenn Sie beispielsweise besonderen Wert auf eine Beobachtung von Fernseh- oder Radiosendungen oder von internationalen Quellen legen.

2. Wie tief ist das Quellenset pro Kanal aufgestellt und kann dieses individuell angepasst werden?

Sobald Sie die für Sie relevanten Medienkanäle identifiziert haben, lohnt es sich noch einmal genauer hinzuschauen. Fragen Sie nach, welche Printtitel, Onlinemedien oder Radiosender beobachtet werden. Denn gerade hier unterscheiden sich Anbieter, deren Angebot zunächst sehr ähnlich erscheint, oft massiv.
Falls zum Beispiel bestimmte Regionalmedien oder spezifische Fachtitel für Ihre tägliche Arbeit besonders wichtig sind, sollten diese selbstverständlich auch in das Monitoring einfließen. Umgekehrt möchten Sie möglicherweise nicht von jeder kleineren Regionalzeitung Printartikel einkaufen oder nicht von jeder „Presseschleuder“ Online-Treffer im Pressespiegel lesen. Daher ist es wichtig, dass Sie die Möglichkeit haben, das Medienset individuell aufzustellen. Nur so erhalten Sie am Ende ein Ergebnis, mit dem Sie auch arbeiten können.

3. In welcher Frequenz werden die Medien abgeholt und wie oft erhalte ich die Ergebnisse aus dem Monitoring?

Eng verknüpft mit der Frage nach dem Quellenset ist die Frage, wann oder wie häufig Sie die Ergebnisse des Monitorings erhalten. Die Belieferung sollte in jedem Fall einem Turnus entsprechen, der in Ihre tägliche Kommunikationsarbeit passt. Das heißt, wenn Sie zum Beispiel in einem kleinem Team arbeiten und für gewöhnlich nur wenige relevante Artikel im Pressespiegel auf Sie warten, bietet Ihnen eine wöchentliche Belieferung, die Beiträge bündelt, möglicherweise einen größeren Mehrwert, als eine tägliche. Wenn Sie dagegen ein hohes Artikelvolumen erwarten, möglicherweise in der Kommunikation auch mit „riskanten“ Themen arbeiten müssen, ist eine Belieferung am Vormittag und eine weitere am Nachmittag für Sie das Richtige. Diese macht selbstverständlich aber nur Sinn, wenn der Anbieter selbst die Quellen ebenfalls nahezu in Echtzeit beobachten kann.

4. In welcher Form/in welchem Format erhalte ich die Ergebnisse?

Fragen Sie einen potenziellen Dienstleister auch, in welcher Form Sie den Medienspiegel erhalten. Wenn Sie zum Beispiel viel unterwegs sind, möchten Sie Ihren Medienspiegel vielleicht so erhalten, dass Sie ihn auf dem Smartphone lesen können. Arbeiten Sie dagegen vorwiegend am Schreibtisch, passt es möglicherweise gut, wenn Sie sich die Ergebnisse des Monitorings selbst aus einem Portal ziehen oder wenn Sie eine E-Mail erhalten. Fragen Sie auch, ob es vielleicht die Möglichkeit gibt, ein Beispiel anzusehen. Tatsächlich bieten fast alle Anbieter ihren Kunden verschiedene Formate an, aber nicht immer sind alle Formate im Preis inbegriffen.

5. Suchprofile, Medienquellen, Formate – Wie weit geht die Beratung?

Neben den Medienquellen, die beobachtet werden können, unterscheiden sich die meisten Medienbeobachter vor allem in ihrer Beratungsleistung. Daher lohnt es sich im Vorfeld nachzufragen, ob Sie z.B. die Suchprofile selbst anlegen und anpassen müssen oder ob dies zum Service gehört. Ebenso sollten Sie abklären, in welchem Format Sie den Medienspiegel erhalten oder ob es vielleicht die Möglichkeit gibt, verschiedene Formate zu nutzen.
Berichten Sie Ihrem Dienstleister darüber hinaus, wer bei Ihnen wie mit dem Medienspiegel arbeitet. Idealerweise kann er Ihnen dann verschiedene Formate anbieten, damit jeder Nutzer ein optimales Format erhält. Ebenso sollten Sie nach Möglichkeiten fragen, individuelle Wünsche programmieren zu lassen. Das kann zum Beispiel wichtig werden, wenn Sie einmal möchten, dass der Medienspiegel in Ihr Intranet geladen wird, spezielle Meta-Daten enthält oder Ihrem CI entspricht. Gerade in diesem Zusammenhang macht es sich auch bezahlt, wenn Ihr Dienstleister Ihnen einen festen Ansprechpartner an die Hand geben kann. So ersparen Sie sich, alle Besonderheiten immer wieder neu erklären zu müssen und können zudem davon ausgehen, dass Sie immer mit Blick auf Ihre speziellen Anforderungen beraten werden.

6. Welche Möglichkeiten gibt es, das Monitoring auf meine künftigen Bedürfnisse anzupassen?

Nichts ist so alt wie die Meldung von gestern. Das gilt nicht nur für aktuelle Nachrichten, sondern auch für deren Beobachtung. Daher fragen Sie ruhig einmal nach, in welchem Turnus und zu welchen Bedingungen Sie Ihre Anforderungen (Medienkanäle, Quellen, Suchbegriffe, etc.) ändern können. Gerade wenn Sie sich längerfristig binden oder Ihre Anforderungen ohnehin sehr vielfältig sind, sollten Sie sicher gehen, dass Sie einen Anbieter gewählt haben, der Ihre Wünsche auch in Zukunft abdecken kann.
Deshalb steht bei pressrelations die umsichtige und individuelle Beratung am Anfang eines jeden Monitoring-Projektes. Je nach Fragestellung entwickeln wir mit Ihnen Ihr individuelles Monitoringformat und liefern Ihnen Erkenntnisse mit echtem Mehrwert.

7. Wie sieht die Unterstützung im Falle einer kommunikativen Krise aus?

Sicher ist es zunächst das Wichtigste, dass das Monitoring für Ihren Arbeitsalltag optimal aufgesetzt ist. Trotzdem sollten Sie auch kurz darüber nachdenken, ob Sie für „den Fall der Fälle“ – die kommunikative Krise, den „Shitstorm“ –  gut gerüstet sind. Fragen Sie deshalb gezielt nach, wie schnell Ihr Anbieter in einem solchen Fall Sonderpressespiegel, Echtzeit-Alertings oder vielleicht auch Handlungsanweisungen bereitstellen kann. Im Idealfall haben Sie im Haus ein Krisenszenario bereits durchgespielt und verfügen einen festen Plan, der vorsieht, wie Sie sich als Unternehmen in dieser Situation verhalten und welche Informationen Sie von Ihrem Dienstleister dann benötigen. Beziehen Sie Ihren Anbieter in jedem Fall von Anfang an ein und fragen Sie, ob er diese Wünsche im Bedarfsfall kurzfristig bedienen kann. Sollten Sie in Ihrem „normalen“ Medienspiegel keine Social Media-Quellen berücksichtigen, kann dies spätestens jetzt unerlässlich werden. Fragen Sie daher explizit nach, welche Social Media-Quellen Ihr Anbieter beobachten kann und ob relevante Beiträge auch nahezu in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden können.

8. Besteht die Möglichkeit, Analyseauswertungen zu erhalten?

Selbst wenn es Ihnen zunächst „nur“ darum geht, gut darüber informiert zu sein, was über Ihr Haus, Ihre Tochterunternehmen und/oder Ihre Themenwelten on- und offline berichtet wird: Spätestens wenn Sie von Kollegen oder Ihrem Chef gefragt werden, ob sich denn die ganze Medienarbeit auch lohne oder wenn Sie überlegen, was Sie im nächsten Jahr verbessern möchten, werden Sie sich fragen, wie stark Sie überhaupt mit Ihren einzelnen Themen, den jeweiligen Pressemitteilungen oder bestimmten Aktionen medial vertreten waren. Was wurde von wem aufgegriffen und was nicht? Und gleich ob Ihnen ein Blick auf die reinen Zahlen genügt oder ob Sie einen ausführlichen Bericht mit Input-/Output-Analysen, Akteursbestimmung, Botschaftsdurchdringung und allen Finessen der Medienanalyse benötigen: Wenn Ihr Anbieter nicht in der Lage ist, diese Auswertungen für Sie anzufertigen, kann es mitunter dauern bis Sie diese entweder selbst erstellt haben oder einen weiteren Dienstleister gefunden und in Ihre Anforderungen eingewiesen haben.
Viele Monitoringanbieter sind hingegen in der Lage, Ihnen quantitative Analyseparameter kostengünstig tagesaktuell bereitzustellen und auf Wunsch ein detailliertes Codebuch mit Ihnen aufzusetzen, das eine qualifizierte Analyse ermöglicht, die auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Wenn Sie Fragen haben oder über eine Zusammenarbeit mit uns sprechen möchten – jederzeit! Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter +49 211 175 20 77 – 888 oder Ihre E-Mail.

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